Ficha de Cargo: Secretário PDF Versão para impressão Enviar por E-mail

 

Texto adaptado de Manual do Curso Regional de Guias 2004 - AEP Região de Lisboa

 

O secretario deve ser uma pessoa muito organizada com gosto por escrever e ler, e deve organizar e manter organizados todos os documentos, ficheiros e dossiers da patrulha.

 

As suas funções são:
- Redigir as actas das reuniões e conselhos da patrulha ou garantir que sejam redigidas;
- Apresentar os programas das actividades;
- Redigir os relatórios que devem ser originais criativos e divertidos. Porém nesta tarefa toda a patrulha deve participar na sua elaboração que deve ser feita ao longo da actividade;
- Organizar o Tally da patrulha;
- Tratar da correspondência da Patrulha, podendo criar um endereço de correio electrónico para esta;
- Anotar as presenças dos elementos nas reuniões e actividades;
- Organizar toda a documentação relativa às actividades;
- Assinar em conjunto com o guia as actas das reuniões e conselhos de patrulha.

 

Para se organizar o Secretário deve ter:
- Livros de actas onde se registam as actas das reuniões e conselhos de Patrulha;
- Tally, um livro onde constam todos os dados referentes a patrulha, podendo ter fotos e desenhos, textos dos elementos, testemunhos de antigos elementos da patrulha, "memórias das actividades", e uma espécie de diário secreto a que só os elementos da patrulha têm acesso;
- Dossier de programas e relatórios;
- Álbum de fotografias;
- Livro de actividades onde devem ficar guardadas todas as informações relativas as actividades que a patrulha realizou, os contactos que fez, imagens e folhetos do local, informações da fauna e flora ou outros, transportes que utilizou com horários e preços entre outros;
- Mapa de presenças com fichas onde constam as presenças às reuniões e conselhos de patrulha e se vem de uniforme ou não;
- Ficheiro da Patrulha - Fichas onde constam todos os dados e contactos dos elementos da Patrulha, como o nome, morada, telefone, endereço electrónico entre outros.